8 תוכנות מומלצות לניהול פרויקטים

מה תפקידה של תוכנה לניהול פרויקטים

לא משנה באיזה תחום אתם עוסקים, אתם חייבים כלי כלשהו שיעזור לכם לנהל את העבודה השוטפת: החל מיצירה ותעדוף של משימות, וכלה בגאנט עבודה ושאר עזרים חיוניים. למרבה המזל, כיום יש לא מעט כלים ייעודיים שעושים בדיוק את זה, ונועדו כדי לחסוך לנו הרבה בלגן וכאב ראש.

מה ההבדל בין מערכת ניהול פרויקטים ובין CRM

במבט ראשון נראה שמדובר באותו סוג של שירות, אך למעשה זה לא נכון. ההבדל העיקרי והבולט ביותר בין CRM לניהול פרויקטים קשור לסוג העבודה. בעוד שמערכת לניהול פרויקטים מסייעת לכם לנהל את המשימות הפנימיות שלכם ושל הארגון, מערכת CRM מיועדת לניהול מאגר הלקוחות שלכם.

לדוגמה: במערכת לניהול פרויקטים נציב משימות כגון "לכתוב מאמר", "לקנות קישורים", "לשלוח ניוזלטר שבועי" וכן הלאה. במערכת CRM לעומת זאת, נעדכן את כל מה שקשור לקשר השוטף עם הלקוח: "פגישה עם הלקוח ביום X בשעה Y", "בקשה מהלקוח: הגדלת תקציב" וכן הלאה.

אומנם עדכונים במערכת אחת יכולים להוביל לעדכונים גם בשנייה (אם הלקוח ביקש להגדיל תקציב, ככל הנראה תהיה לכך הערה גם ב-CRM וגם במערכת ניהול פרויקטים); אבל כפי שראינו, עדיין יש הבדל מהותי בין שני סוגי השירותים.

דגשים לבחירת כלי לניהול פרויקטים

רגע לפני שנציג את 8 התוכנות הנבחרות שלנו, הנה כמה דגשים לבחירת הכלי הטוב ביותר לצרכים שלכם:

• מה גודל הצוות שלכם? אם מדובר בעסק של איש אחד עד 5 אנשים, הצרכים שלכם יהיו שונים מאשר צוותים של עשרות או מאות.
• האם יש תקופת ניסיון חינם? איש לא אוהב לקנות חתול בשק, ורצוי להתנסות כמה ימים בכלי הנבחר כדי לדעת אם הוא אכן נותן מענה לצרכים שלכם, קלות השימוש בממשק וכן הלאה.
• מה התקציב שלכם לתוכנה מסוג זה? לא תמיד שווה לחרוג מהתקציב שהקציתם לתוכנה מסוג זה. אבל אם מצאתם משהו ממש שווה שקשה לכם לוותר עליו, לכו על זה גם אם המחיר גבוה יותר.
• האם יש תמיכה טכנית? לא תמיד הכול ברור וייתכנו בעיות ואתגרים שיצופו בהמשך. חשוב מאוד לוודא שיש לכם גב שיתמוך ויספק מענה לכל שאלה.

מעוניינים לקדם את האתר בגוגל? השאירו פרטים

• מינימום 2 תווים
• שדה חובהנא להזין מינימום 10 ספרות

סקירה כללית – תוכנות מומלצות לניהול פרויקטים

הנה כמה מהתוכנות והכלים המובילים בעולם, לניהול מוצלח ויעיל של פרויקטים מכל הסוגים.

מאנדיי (monday.com)

ככל הנראה, מאנדיי היא התוכנה הידועה והמובילה בעולם בתחום. מדובר בכלי פנימי לניהול פרויקטים שהחל את דרכו ב-2010 בחברת ויקס, ויצא לשוק ב-2012 כמוצר נפרד בחברת-בת בשם da Pulse.

בשנת 2020 התממשקה החברה עם הענן של אדובי ושמה הפך למאנדיי (על שם היום הראשון של שבוע העבודה בעולם המערבי). כיום מאנדיי משרתת יותר מ-150 אלף לקוחות בכל העולם, וביניהם אובר, פיליפס, מקדונלדס, wework ועוד. החברה נסחרת בבורסה והונפקה שם בשווי של 6.8 מיליארד דולר.

כמה עולה מנוי במאנדיי?

מאנדיי מאפשרת לנהל פרויקטים בכל תחום – עיצוב, תוכנה, שיווק, מכירות, כוח אדם ועוד. התמחור נע בין חבילת חינם של עד 5 יוזרים; המשך בחבילות מתקדמות יותר של 8, 10 או 16 דולר לחודש; וכלה בחבילה ארגונית בתמחור אישי. אפילו החבילה החינמית שמיועדת לצוותים קטנים מציעה 200 תבניות ויצירת מסמכים בלי הגבלה, כך שניתן לתאר מה מקבלים גם בחבילות האחרות.

איך משתמשים במאנדיי?

ממשק הניהול מחולק ללוח בקרה מרכזי ותפריט צדדי. ניתן להוסיף משימות ותעדופים לפי לקוחות או כל סדר הגיוני אחר לבחירתכם. כמו כן, ניתן אפילו להפעיל טיימר עבור כל משימה בודדת, כדי לראות כמה זמן לקח לנו לבצע אותה – במטרה להתייעל.

ניתן לבחור למי להעניק גישה מלאה או חלקית, בהתאם לתפקיד, וכל משימה חדשה נשלחת גם במייל כדי לוודא ביצוע בזמנים שנקבעו. כמו כן יש לחברה מערך תמיכה גדול, הכולל אינספור מדריכים כתובים, סרטונים ועוד.

מעבר לאתר: monday.com

פאוור לינק (powerlink.co.il)

אומנם פאוור לינק היא מערכת CRM במהותה, אבל היא כוללת גם פיצ'ר מתקדם של ניהול פרויקטים. מדובר בחברה הגדולה בישראל בתחום, שהוקמה ב-2011 ומאז הפכה לאחת המבוקשות לניהול עסקים, לקוחות, משימות, אוטומציות מסוגים שונים ועוד.

כמה עולה מנוי בפאוור לינק?

נכון להיום החברה מציעה 3 חבילות עיקריות:

• חבילת Growth ב-120 שקלים לכל משתמש בחודש.
• חבילת Premium ב-150 שקלים לכל משתמש בחודש.
• חבילת Unlimited ב-250 שקלים לכל משתמש בחודש (כמעט ללא הגבלה, למעט נפח אחסון ודברים ספציפיים נוספים).

מבחינת ניהול משימות, כל החבילות (למעט הזולה ביותר) מציעה מגוון רחב של פיצ'רים ואפשרויות; זאת לצד אפשרויות נוספות של ניהול לקוחות (CRM), אינטגרציות וכלים למפתחים, מעקב לידים וכן הלאה. כמו כן כל החבילות מגיעות גם בגרסת אפליקציה וכוללות תמיכה מלאה.

איך משתמשים בפאוור לינק?

המערכת מבוססת על כרטיסים שניתן ליצור, לעדכן ולהזיז בגרירה ממקום למקום. בפאוור לינק אין ממש הפרדה בין ניהול הלקוחות לניהול המשימות. ברגע שנמצאים בכרטיסיית לקוח, ניתן לראות משימות שממתינות לביצוע, להוסיף חדשות או לעדכן לאחר ביצוע. אפשרות נוספת היא לתפעל את כל נושא הפרויקטים מטאב המשימות בתפריט הראשי.

מעבר לאתר: www.powerlink.co.il

זוהו פרוג'קטס (zoho.com/projects)

זוהו היא מערכת ענן המציעה שלל שירותים לעסקים, כגון מייל, CRM ועוד. אחד הפיצ'רים בשירות הוא כלי לניהול פרויקטים בשם Zoho Projects – שזכה בין היתר בפרס העורך במגזין PC.

כמה עולה מנוי בזוהו פרויקטים?

ניתן לבחור מתוך 3 חבילות – חינם (3 יוזרים ו-2 פרויקטים); 5 דולר למשתמש בחודש (עד 50 יוזרים) וכן 10 דולר למשתמש בחודש (ללא הגבלת יוזרים). תשלום לשנה מראש מזכה ב-20% הנחה. באתר יש אפילו כלי השוואה בין זוהו למערכות אחרות, כדי שתוכלו לקבל את ההחלטה הכי טובה, וכן הנחיות למעבר ממערכות אחרות אל זוהו.

איך משתמשים בזוהו פרוג'קטס?

לוח הבקרה הראשי קל לשימוש וכולל תפריט אנכי ואופקי, המאפשרים להגיע לכל נתון דרוש לכם. הפיצ'רים העיקריים במערכת כוללים: ניהול משימות, אוטומציית משימות, מעקב זמנים, תרשימים ודוחות, שיתוף צוותים וכן אינטגרציות עם מערכות חיצוניות.

מעבר לאתר: www.zoho.com

טים גאנט (teamgantt.com)

כשמו כן הוא – מדובר בכלי ייעודי, קל ונוח ליצירה ועריכה מהירה של גאנטים (לוחות משימה). הכלי מיועד בעיקר לצרכים של עסקים עסקים ובינוניים, ופחות לארגונים גדולים (אם כי בין אלפי לקוחותיהם נמצאים גם כאלה – כגון אמזון, נטפליקס, אובר ועוד).

כמה עולה מנוי בטים גאנט?

בגדול התמחור נעשה רק עבור מנהלים (שמקבלים גישה מלאה לכל החבילה), וכל מי שעובד תחתם משתמש במערכת בחינם (בצורה מוגבלת, אבל עדיין מלאת פיצ'רים). החבילות מציעות 19, 49 או 99 דולר לחודש פר-מנהל, וניתן לבקש גם לתמחורים מותאמים אישית לפי הצרכים.

איך משתמשים בטים גאנט?

מדובר בממשק גרפי מאוד קל ונוח לשימוש, בשיטת דראג אנד דרופ. ניתן ליצור, לערוך ולגרור משימות על גבי הלוחות השונים, לתעדף משימות, לצבוע בצבעים שונים, להוסיף הערות, לאפשר שיתוף בין משתמשים ועוד. כל משימה ניתן להרחיב ולצמצם על גבי לוח השעות, באופן התואם לזמן הדרוש לביצועה (דקות, שעות וכו').

מעבר לאתר: www.teamgantt.com

פאנקשן פוקס (functionfox.com)

מערכת פשוטה וידידותית להפקת לוחות משימה מבוססי זמן, לצורך ניהול צוותים, משימות ופרויקטים. התוכנה יועדה במקור לצוותי קריאייטיב, אבל כיום ניתן להשתמש בה לניהול צוותים מכל סוג – גם במחשב וגם בנייד. 

כמה עולה מנוי בפאנקשן פוקס?

• חבילת קלאסיק – 5 דולר לחודש למשתמש (הראשון ב-35 דולר לחודש).
• חבילת פרמיר – 10 דולר לחודש למשתמש (הראשון ב-50 דולר לחודש).
• חבילת אין-האוס – 20 דולר לחודש למשתמש (הראשון ב-150 דולר לחודש).
• חבילת חינם – מוגבל בהשוואה לאחרים (3 יוזרים, 2 פרויקטים).

איך משתמשים בפאנקשן פוקס?

ממשק הניהול ידידותי מאוד ומאפשר לנהל צוותים ומשימות בקלות. ניתן ליצור רשימות של משימות לביצוע (To Do List) בכל פרויקט, לשמור על קשר עם אנשי הצוותים האחרים ולחסוך הרבה זמן ובלגן. כמו כן ניתן לבצע מעקב על זמני עבודה, ליצור דוחות ועוד.

מעבר לאתר: www.functionfox.com

האב ספוט (hubspot.com)

האב ספוט היא חברת תוכנה מובילה בתחום השיווק, בשווי של יותר מ-800 מיליארד דולר. לחברה יש מספר לא מבוטל של מוצרי SAAS, ובהם גם תוכנת CRM בחינם לתחומי השיווק, הפרסום והמכירות. בתוך ה-CRM משולב כלי לניהול פרויקטים הנקרא HubSpot Projects.

כמה עולה מנוי בהאב ספוט?

הורדה והתקנה של ה-CRM היא בחינם לחלוטין, וכך גם השימוש במנהל המשימות. רק במצבים חריגים, בהם דרושות יותר יכולות (מעל מיליון אנשי קשר), ה-CRM יעלה לכם כסף.

איך משתמשים בהאב ספוט?

ניגשים לטאב הרלוונטי לכם בתפריט הראשי (שיווק, מכירות וכו'), ובתת התפריט בוחרים פרויקטים. לאחר מכן תגיעו ללוח בקרה המרכז את כל המשימות וכל הפרויקטים, וכן אפשרויות לבחירת תבנית. לכל משימה בתוך פרויקט יש תאריך התחלה וסיום, וניתן לעשות דריל-דאון פנימה אל פרטי המשימה הספציפית. סך הכול כלי מאוד פשוט וידידותי.

מעבר לאתר: www.hubspot.com

קליק-אפ (clickup.com)

מפתחי קליק-אפ בדקו ביצועים של 4,000 צוותים המשתמשים במוצר, ומצאו שהם חוסכים יום עבודה שלם בכל שבוע. עם תצוגת תועלת כזו טובה, כל מה שנשאר זה להשתמש וליהנות מכל היתרונות.

הפלטפורמה כוללת: משימות, מסמכים, מטרות לביצוע, לוחות עבודה, לוחות בקרה, צ'ט פנימי, תבניות מעוצבות, אינטגרציות עם כלים חיצוניים, אוטומציות, פיתוח כלים בהתאמה אישית ועוד.

מתאים עבור ניהול צוותים, שיתוף רעיונות, ניהול משימות ופרויקטים ועוד.

כמה עולה מנוי בקליק אפ?

החברה מציעה 5 חבילות:

• חינם – לכל החיים.
• בלתי מוגבל – 5 דולר לחודש למשתמש.
• עסקי – 12 דולר לחודש למשתמש.
• עסקי פלוס – 19 דולר לחודש למשתמש.
• ארגוני – תמחור לפי דרישה.

איך משתמשים בקליק-אפ?

השימוש בתוכנה מבוסס על היררכיות: מרחב עבודה ראשי, תחתיו מרחבים ספציפיים יותר; המשך אל תיקיות נקודתיות בכל מרחב ולבסוף רשימות בכל תיקייה. ניתן להקביל זאת להיררכיה של משימות בתוך פרויקטים השייכים ללקוחות כאלה ואחרים. לתיקיות ולרשימות יש פיצ'רים משלהם, ולמרחבים יש פעולה הנקראת קליק-אפ המאפשרת לבצע התאמה אישית.

מעבר לאתר: clickup.com

לידר (leader.online)

כשמה כן היא, לידר היא מערכת לניהול לידים (פניות מלקוחות פוטנציאליים). ניתן להתחבר לרוב פלטפורמות הפרסום המובילות בעולם (גוגל, פייסבוק, יוטיוב וכן הלאה), לקבל את הלידים לתוך המערכת, לראות מהיכן הגיעו, באיזה הקשר (קמפיין, מילת מפתח וכו') ולשפר את רווחיות השיווק בארגון או בעסק.

כמה עולה מנוי בלידר?

החברה מציעה 4 חבילות המתאימות לעסקים וארגונים בכל גודל (המחיר לפני מע"מ):

• סטנדרט – 119 דולר לחודש.
• מדיום – 179 דולר לחודש.
• לארג' – 299 דולר לחודש.
• פרימיום – 749 דולר לחודש.

איך משתמשים בלידר?

המערכת מקבלת לידים המגיעים מטפסים שונים וכן משיחות טלפון. לאחר מכן ניתן למיין ולפלח את התוצאות לפי קטגוריות, מילות מפתח, ביצועים שונים ועוד: לידים, הזמנות שבוצעו בפועל, הכנסות וכן שווי לידים. הממשק קל, נוח וידידותי למשתמש וניתן להתחבר גם לאינטגרציות שונות כגון SAP, פאוור לינק, זאפייר ואפילו תוסף וורדפרס ייעודי שפותח במיוחד.

מעבר לאתר: www.leader.online

קוד קופון על 40 אחוז לחודש ראשון – Z5A7MQCM

אודות הכותב

אייל רחמים

בעל ניסיון של 14 שנים בשיווק דיגיטלי ו11 שנים בקידום אתרים, יזם דיגיטלי, מנכ״ל דיגיטאץ׳ – חברה לקידום אתרים ושיווק באינטרנט, מרצה במכללה למנהל, והבעלים של הבלוג seolinks.

לכל המאמרים